Principes généraux

Le présent Code d’éthique (ci-après C.E.) contient les principes éthiques et les règles générales qui, à l’instar des principes légaux, réglementaires et contractuels, caractérisent l’organisation et les activités de Feminae Cosmetics S.r.l.. dans le cadre de la dynamique organisationnelle et concurrentielle et des exigences du marché dans lequel elle opère, souhaite se caractériser dans chaque domaine, lieu et niveau par les valeurs primaires de bonne foi, équité, loyauté, respect, professionnalisme, en offrant à tous les collaborateurs internes et externes un modèle comportemental de référence pour toute activité, action et relation professionnelle.
Le code d’éthique est une partie intégrante et un élément constitutif du modèle organisationnel de gestion et de contrôle adopté par la société conformément à la réglementation italienne sur la “responsabilité des entités pour les infractions administratives liées à des délits” contenue dans le décret législatif n° 231/2001 (art. 6). Le périmètre des bénéficiaires et le champ d’application englobent le développement suivant:

  • Principes et valeurs: principes et valeurs éthiques auxquels l’entreprise adhère et auxquels elle est appelée à garantir un sens de la responsabilité basé sur la justesse des actions, la transparence et la continuité des relations envers tous, à appliquer à travers une attention particulière aux règles, au bon fonctionnement et à la clarté dans l’exécution de leurs tâches respectives ;
  • Règles de conduite: critères de conduite, lignes directrices et règles de comportement qui doivent régir les activités de l’entreprise, de tous ceux qui travaillent au nom et pour le compte de l’entreprise, qui ont des relations d’affaires avec Feminae Cosmetics S.r.l., afin de prévenir les risques découlant de comportements illicites et/ou simplement non éthiques ;
  • Mise en œuvre, contrôle et surveillance: règles décrivant les modalités d’application généralisée du Code d’éthique, ainsi que la mise en œuvre et la mise à jour des principes et règles de conduite qu’il contient, en tant que conditions préalables à la mise en place des modèles d’organisation et de contrôle de Feminae Cosmetics S.r.l. Les procédures de gestion des éventuelles violations sont également définies et les personnes appelées à superviser la bonne application et le respect du Code sont indiquées, ainsi que les outils de prévention des comportements illicites et des infractions.

Destinataires et champ d’application

Le présent Code s’applique à Feminae Cosmetics S.r.l. : organes de la société, employés, mandataires, collaborateurs internes et/ou externes de Feminae Cosmetics S.r.l. et, en général, à toute partie, économique ou non, opérant au nom et pour le compte de Feminae Cosmetics S.r.l. et/ou ayant des relations commerciales ou autres avec Feminae Cosmetics S.r.l., quel que soit le type de relation contractuelle.
Les principes et les dispositions du présent Code d’éthique s’imposent, sans exception, aux administrateurs, aux commissaires aux comptes, aux dirigeants, aux employés et à tous ceux qui, même s’ils sont extérieurs à Feminae Cosmetics S.r.l., établissent et entretiennent, directement ou indirectement, une relation stable ou temporaire avec Feminae Cosmetics S.r.l.. Tous les sujets susmentionnés sont ci-après dénommés collectivement “destinataires”.
Les destinataires sont donc tenus d’observer et, dans la mesure de leurs compétences, de faire respecter les principes et les dispositions du présent Code d’éthique et, en aucun cas, la prétention d’agir dans l’intérêt de Feminae Cosmetics S.r.l. ne pourra justifier l’adoption d’un comportement contraire aux dispositions du présent document.
Le Code d’éthique est valable aussi bien en Italie qu’à l’étranger, malgré la diversité réglementaire, sociale, économique et culturelle des différents pays dans lesquels Feminae Cosmetics S.r.l. opère et/ou devrait opérer.
Dans les cas prévus par le système procédural de la société, celle-ci demandera également le respect du code d’éthique aux tiers (partenaires, clients, fournisseurs, professionnels, consultants, intermédiaires financiers et autres types de parties externes) avec lesquels elle établit des relations ou des rapports commerciaux.

1. Principes et valeurs

Les principes contenus dans ce code complètent les règles de conduite que chaque destinataire est tenu d’observer, dans le respect des obligations générales de diligence, d’équité:

  • Rectitude et intégrité morale: l’éthique, l’ensemble des règles de comportement fondées sur la rectitude des actions, la transparence et la continuité des relations, est l’une des pierres angulaires de Feminae Cosmetics S.r.l.. Dans l’exercice de son activité, Feminae Cosmetics S.r.l. censure toute action et relation entachée de conflit d’intérêts, réel ou même seulement potentiel. Il n’est pas permis d’accorder des avantages illicites en échange de cadeaux ou de prestations qui dépassent les pratiques normales de courtoisie dans tout type de négociation et de marchandage.
  • Légalité: Feminae Cosmetics S.r.l. reconnaît l’importance fondamentale d’agir dans le respect des lois et des règlements en vigueur dans tous les pays où elle opère, et demande aux destinataires de ce Code de respecter cette exigence. Dans tous les domaines de son activité, Feminae Cosmetics S.r.l. s’inspire des principes de légalité, d’équité et de loyauté, de fidélité à la parole donnée, aux promesses et aux pactes, et promeut l’action responsable et de bonne foi dans toutes les activités ou décisions. La poursuite d’un simple intérêt économique ne peut jamais justifier un comportement contraire aux principes de bonne foi, d’équité et d’honnêteté, ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur.
  • Centralité des ressources humaines: Feminae Cosmetics S.r.l. promeut un environnement de travail visant à développer le potentiel et le talent de ses employés et collaborateurs, gère les ressources humaines conformément aux principes de respect des caractéristiques personnelles et professionnelles de chacun, d’égalité des chances et de mérite, valorise l’expérience professionnelle des employés, favorise le passage des connaissances afin de transmettre et de préserver le patrimoine culturel et les valeurs fondamentales dans le temps. Elle protège les lieux où ils travaillent, leurs employés et leurs collaborateurs externes.
  • Pas de discrimination: Feminae Cosmetics S.r.l. agit avec ses homologues internes et externes dans le respect des principes de dignité et d’égalité, en ne discriminant pas dans ses choix, qui resteront de toute façon incontestables, sur la base d’éléments tels que l’origine raciale et ethnique, la nationalité, les croyances religieuses, l’orientation sexuelle, l’identité de genre et toute autre caractéristique personnelle non liée au lieu de travail.
  • Vision éthique: Feminae Cosmetics S.r.l. aspire à maintenir et à développer une relation de confiance avec ses parties prenantes (individus, groupes ou institutions), dont la contribution est nécessaire pour réaliser la mission de Feminae Cosmetics S.r.l. ou qui ont un intérêt dans les activités de l’entreprise. Les parties prenantes sont celles qui réalisent des investissements liés aux activités de Feminae Cosmetics S.r.l., en premier lieu les actionnaires et, par conséquent, les collaborateurs, les clients, les fournisseurs, les intermédiaires financiers opérant sur des marchés réglementés, les partenaires de Feminae Cosmetics S.r.l.. Dans un sens plus large, les parties prenantes sont également tous les individus ou groupes, ainsi que les organisations et institutions qui les représentent, dont les intérêts sont affectés par les effets directs et indirects des activités de Feminae Cosmetics S.r.l., comme les communautés locales et nationales dans lesquelles Feminae Cosmetics S.r.l. opère. La recherche d’une relation équitable et transparente avec les parties prenantes élève, garantit et protège la réputation de la société dans le contexte social dans lequel elle opère.

2. Règles de comportement

On attend de chaque destinataire qu’il connaisse le code, qu’il le mette en œuvre et qu’il signale les lacunes éventuelles.

Relations avec les employés

Chaque société appartenant à Feminae Cosmetics S.r.l. soutient un environnement de travail visant à développer le potentiel et le talent, l’intégrité et l’honnêteté, le respect mutuel, la protection du lieu de travail et de la santé des employés et des collaborateurs, le respect de l’égalité des chances et de la vie privée.
D’autre part, le dévouement et le professionnalisme de tous les employés sont considérés comme des valeurs et des conditions indispensables et déterminantes pour la réalisation des objectifs d’entreprise de Feminae Cosmetics S.r.l..
Par conséquent, tous les employés, en plus d’appliquer scrupuleusement, consciencieusement et diligemment les dispositions contenues dans le présent Code d’éthique, doivent:

  • exercer leurs rôles respectifs avec équité et sens des responsabilités, en s’engageant à accomplir avec diligence les activités qui leur sont assignées afin de poursuivre les objectifs de l’entreprise, également en relation avec les dispositions de l’article 2015 du Code civil1
  • fonder leurs relations avec leurs collègues sur des valeurs de coexistence civile, de respect et de professionnalisme, en évitant toute forme de discrimination et en veillant à ce qu’aucune situation de malaise, de préjugé, de dénigrement ou de discrimination ne se produise dans l’environnement de travail
  • se comporter avec la plus grande transparence, clarté, correction, efficacité, équité et respect, tant dans les relations avec les sujets internes de Feminae Cosmetics S.r.l. que dans les relations commerciales avec des tiers, qu’il s’agisse de fournisseurs de biens et/ou de services ou de tout autre interlocuteur extérieur au périmètre de la société Feminae Cosmetics S.r.l.

prendre soin des biens de l’entreprise et adopter un comportement respectueux de l’environnement au quotidien, y compris d’un point de vue écologique.

Feminae Cosmetics S.r.l. est dotée de biens matériels et immatériels dont la protection et la conservation constituent une valeur essentielle pour la sauvegarde des intérêts sociaux de Feminae Cosmetics S.r.l. : l’utilisation de ces biens par chaque destinataire de ce code doit donc être fonctionnelle et exclusive à l’exercice des activités de l’entreprise et aux fins autorisées par les services compétents de l’entreprise. Par conséquent, l’utilisation des équipements de l’entreprise à des fins personnelles est strictement interdite, de même que l’utilisation d’outils extérieurs à l’entreprise (téléphones portables et adresses électroniques personnelles) dans l’exercice des fonctions professionnelles, tout comme l’exercice d’activités supplémentaires en dehors des heures de travail n’est PAS toléré.

 

Relations avec les clients

Feminae Cosmetics S.r.l. a pour objectif de répondre aux attentes de ses clients en fournissant des produits et/ou des services de haute qualité, dans le respect des règles de protection de la concurrence et du marché et en fondant sa conduite sur les valeurs déclarées de loyauté, d’honnêteté et de professionnalisme.
Dans le cadre des relations avec les clients, les destinataires du présent code éthique, dans la mesure de leurs compétences et en fonction des tâches qui leur sont confiées, s’engagent à respecter les engagements et les obligations contractés, à fournir des informations, des communications et des services conformes aux exigences d’exactitude, d’exhaustivité et de véracité, en évitant de recourir à toute pratique trompeuse, fuyante ou incorrecte.
La centralité d’un comportement caractérisé par un maximum de transparence, de clarté, de correction, d’efficacité, d’équité et de respect de la contrepartie est réaffirmée.

Relations avec les fournisseurs

Les relations commerciales de Feminae Cosmetics S.r.l. avec ses fournisseurs et ses collaborateurs externes (y compris les consultants et les agents) sont fondées sur les principes de légalité, d’efficacité, de rentabilité, de concurrence, de transparence, d’impartialité et d’équité professionnelle.
La sélection des fournisseurs (y compris les sous-traitants) et des collaborateurs externes (y compris les consultants et les agents) pour l’achat de biens et de services se fonde sur des évaluations objectives qui étayent leur rapport coût-efficacité selon des critères de qualité, de valeur et de fiabilité. Toute conduite doit être caractérisée par la plus grande transparence, la clarté, la correction, l’efficacité, l’équité et le respect des rôles.
Le destinataire du présent code d’éthique qui participe à de tels processus de sélection des fournisseurs est tenu de

  • vérifier, au moyen d’une documentation appropriée, que chaque personne impliquée dans le processus de sélection dispose des moyens et des ressources adéquats pour répondre aux besoins de chaque entreprise potentielle de Feminae Cosmetics S.r.l. ainsi que de déclarer leur adhésion aux principes et aux valeurs de Feminae Cosmetics S.r.l ;
  • agir selon des critères objectifs et documentables, en assurant la traçabilité des choix et en conservant les documents prouvant le respect des procédures internes et la finalité des achats
  • n’accepter aucune forme d’avantage personnel et déclarer rapidement à son responsable et/ou, à défaut, à la direction de chaque société de Feminae Cosmetics S.r.l. toute situation de conflit d’intérêts
  • signaler rapidement toute conduite potentiellement contraire aux principes et aux valeurs du présent code d’éthique.

Lors de la signature du contrat de fourniture, chaque fournisseur signe son adhésion aux principes établis par le présent code d’éthique, et en devient par conséquent le destinataire.
Les processus d’achat et l’établissement des conditions d’approvisionnement doivent garantir le maintien des mêmes principes de protection de la concurrence, de transparence, d’efficacité et de rentabilité appliqués lors de la sélection des fournisseurs.
Les honoraires pour la fourniture de biens et de services, ainsi que les sommes versées aux fournisseurs pour toute autre raison, doivent être conformes aux conditions du marché ou, en tout cas, justifiables et vérifiables.

Rapporti con la Pubblica Amministrazione e l’Autorità Giudiziaria

Les relations de Feminae Cosmetics S.r.l. avec les sujets représentant l’Administration Publique et les Autorités Judiciaires sont maintenues sur la base des principes de bonne foi, de correction, d’intégrité morale et de légalité et sont gérées exclusivement par des représentants nommés et autorisés à cet effet, dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par procuration formelle ou dans le cadre et les limites de leur rôle et de leurs responsabilités.
Dans le cadre des relations avec l’Administration Publique, les Autorités Judiciaires et/ou les personnes en charge d’un service public, il est expressément interdit à tout destinataire du présent Code d’Ethique de

  • offrir, même par le biais d’un intermédiaire, de l’argent, des cadeaux ou des avantages de quelque nature que ce soit à des agents publics ayant des relations avec Feminae Cosmetics S.r.l., à des membres de leur famille ou à toute autre personne ayant un lien quelconque avec eux ;
  • rechercher ou établir des relations de faveur, d’influence ou d’ingérence avec des membres de l’administration publique dans le but d’influencer directement ou indirectement ses activités.

Ces exigences ne peuvent être contournées en recourant à différentes formes de contributions qui, sous couvert de parrainage, de nomination et de conseil et/ou de publicité, ont les mêmes objectifs interdits que ceux énoncés ci-dessus.

Relations avec les autorités de surveillance

Feminae Cosmetics S.r.l. s’engage à respecter pleinement et scrupuleusement les règles dictées par les Autorités de Surveillance, ainsi qu’à caractériser les relations avec lesdites Autorités avec la plus grande coopération et courtoisie, en répondant à toute demande dans le respect de leur rôle institutionnel et en s’engageant à mettre en œuvre rapidement leurs prescriptions.

3. Mise en œuvre, contrôle et suivi

Ce code d’éthique est mis en œuvre par une résolution des actionnaires de chaque société faisant partie de Feminae Cosmetics S.r.l..
Tous les destinataires du présent code d’éthique sont tenus d’accomplir leur travail avec diligence, compétence et loyauté, en investissant leurs ressources et leur temps dans l’exercice de leurs activités de manière appropriée et ciblée.
En particulier, l’entreprise:

  • compatible avec les exigences d’une gestion rentable et sans préjudice des obligations de surveillance, favorise la séparation des fonctions dans le double but de permettre l’identification des personnes qui ont agi et de prévenir l’apparition de situations de conflit d’intérêts ;
  • demande aux destinataires d’agir de manière correcte et transparente, en évitant le favoritisme illégitime, les pratiques collusoires ou les choix qui déterminent des avantages personnels illégitimes pour eux-mêmes ou pour d’autres.

Le présent code éthique fait partie intégrante du modèle d’organisation, de gestion et de contrôle adopté par Feminae Cosmetics S.r.l. conformément au décret législatif n° 231/2001. Les signalements d’infractions ou de violations présumées, avec une référence particulière aux infractions principales prévues par le décret législatif n° 231/2001, doivent être adressés à l’Organisme de surveillance lors de sa nomination, en utilisant l’adresse électronique: shop@feminae.it.
Les rapports peuvent également être faits de manière anonyme et adressés à l’attention du conseil de surveillance, lorsqu’il sera nommé, à la société.
Les demandes de clarification sur l’interprétation du code d’éthique peuvent également être adressées, dans le cas des employés, au représentant légal. Quel que soit le canal de communication utilisé par le dénonciateur, l’entreprise s’engage à traiter chaque rapport reçu avec confidentialité et discrétion, conformément à la réglementation applicable, et à préserver l’anonymat du dénonciateur, en veillant à ce qu’il ne fasse l’objet d’aucune forme de représailles.

Confidentialité

En application du règlement européen n° 679/2016 (dit GDPR), toutes les sociétés appartenant à Feminae Cosmetics S.r.l. assurent la confidentialité des informations en leur possession concernant les destinataires du présent Code d’éthique. Tous les employés, collaborateurs et consultants de l’entreprise sont tenus de ne pas utiliser les informations acquises dans l’exercice de leurs fonctions à des fins non liées à la stricte exécution de ces fonctions.

Conflit d’intérêts

Toutes les décisions concernant les politiques d’entreprise de Feminae Cosmetics S.r.l. doivent être fondées sur des évaluations solides, dans le seul but de poursuivre les intérêts de cette dernière et non les intérêts ou avantages personnels particuliers, directs ou indirects, de tout destinataire du présent code éthique.
Toute situation susceptible de constituer ou de déterminer un conflit d’intérêts, même si elle n’est que potentielle, doit être rapidement communiquée au responsable de secteur concerné pour chaque société éventuelle appartenant à Feminae Cosmetics S.r.l., voire aux représentants légaux des sociétés respectives pour les évaluations et les indications appropriées en la matière.

Cadeaux, dons, contributions et parrainages

Feminae Cosmetics S.r.l. soutient les initiatives de responsabilité sociale, notamment en fournissant des parrainages ou des contributions à des fondations, des institutions et des organisations qui se consacrent à la réalisation d’activités visant à améliorer les conditions de vie et à diffuser la culture et la solidarité dans la communauté dans laquelle elle opère.
Les parrainages et les dons à des entreprises ou à des associations, y compris celles qui ne sont pas reconnues, sont en tout cas dûment autorisés et identifient sans ambiguïté les contreparties impliquées et les raisons qui sous-tendent le déboursement. Le transfert de la valeur économique s’effectue au moyen d’instruments qui garantissent la traçabilité sur la base d’une documentation appropriée.

Interdiction des opérations de blanchiment d’argent

La société suit scrupuleusement les réglementations visant à prévenir le blanchiment d’argent, l’auto-blanchiment et le financement d’activités criminelles.
A cette fin, les destinataires du présent Code d’éthique sont tenus de:

  • signaler immédiatement les situations d’anomalies potentielles dont ils ont connaissance, afin de faciliter la prévention et la lutte contre le blanchiment d’argent;
  • vérifier soigneusement les informations disponibles sur les contreparties et éviter de nouer ou de maintenir des relations commerciales ou financières dans les cas où il existe un doute raisonnable que les contreparties puissent avoir un comportement assimilable à une infraction de blanchiment d’argent
  • assurer une coopération adéquate avec les autorités compétentes pour prévenir, combattre et réprimer les phénomènes de contrefaçon et de falsification des billets, des pièces et de tout autre moyen de paiement.

Dans la gestion des flux financiers, il est interdit de tolérer toute irrégularité qui, selon la diligence professionnelle normale, fait naître des soupçons sur la légalité et la régularité de l’origine des fonds reçus.

Tenue de livres, établissement de budgets et gestion des flux de trésorerie

La société agit en conformité avec les lois et règlements relatifs à la tenue de la comptabilité et à l’établissement des états financiers.
Tous les destinataires du présent Code d’éthique sont tenus de fournir le plus grand
la collaboration pour que les événements de gestion soient correctement et rapidement représentés dans les comptes de la société, afin de fournir aux actionnaires et aux tiers intéressés des informations véridiques et correctes sur la situation économique, le patrimoine et la situation financière de Feminae Cosmetics S.r.l., comme l’exige la réglementation en vigueur.
Toutes les transactions de nature financière, ainsi que tous les mouvements de trésorerie entrants et sortants de chaque société appartenant à Feminae Cosmetics S.r.l., sont effectués par des personnes ayant les pouvoirs nécessaires, sous réserve d’une autorisation préalable, et sont toujours justifiés, tracés et enregistrés.

Protection de la propriété industrielle et intellectuelle

Les destinataires du présent Code éthique, qu’ils soient internes ou externes au périmètre de l’entreprise Feminae Cosmetics S.r.l., devront tous agir dans le plein respect des droits de propriété industrielle et intellectuelle appartenant légitimement à des tiers, ainsi que dans le respect des dispositions contenues dans les lois, les règlements et les conventions protégeant ces droits. À cette fin, tous les destinataires du présent code d’éthique doivent s’abstenir:

  • de tout comportement pouvant constituer une usurpation de droits de propriété industrielle, une altération ou une contrefaçon de signes distinctifs de produits industriels, de brevets, de dessins ou de modèles industriels, tant nationaux qu’étrangers, ainsi que de l’importation, de la commercialisation ou de toute autre utilisation ou mise en circulation de produits industriels dotés de signes distinctifs contrefaits ou altérés ou fabriqués par usurpation de droits de propriété industrielle.
  • d’utiliser de manière illicite et/ou abusive, dans l’intérêt de l’entreprise ou de tiers, des œuvres intellectuelles, ou des parties de celles-ci, protégées par la législation sur la violation des droits d’auteur.

Santé et environnement

Feminae Cosmetics S.r.l. compte parmi ses valeurs premières le principe de la protection et de la santé et de la sécurité au travail et s’efforce de garantir à ses employés et collaborateurs un environnement de travail sûr, sain et conforme aux dispositions légales en vigueur. Dans l’exercice des activités professionnelles, des cours de formation et d’instruction sont promus pour les travailleurs sur la sécurité au travail, afin de prévenir les risques d’accidents du travail.
L’entreprise respecte le principe de la protection de l’environnement et contribue activement à la protection et à la sauvegarde de l’environnement, en recherchant les solutions les plus appropriées pour concilier les besoins de l’entreprise avec une utilisation responsable des ressources, une réduction de la consommation d’énergie et une meilleure gestion des émissions dans l’atmosphère.

Conséquences de la violation du code

Le respect du Code Ethique fait partie intégrante des obligations contractuelles du rapport de travail des employés, des collaborateurs externes, des fournisseurs tiers et, plus généralement, de tous les destinataires du présent Code Ethique: le non-respect des directives contenues dans le présent document peut causer de graves dommages aux entreprises appartenant à Feminae Cosmetics S.r.l., tant en termes de patrimoine économique et financier, qu’en termes d’image et de compétitivité sur le marché.
Toute violation du Code d’éthique entraîne donc l’adoption par chaque société de Feminae Cosmetics S.r.l. de mesures disciplinaires proportionnelles à la gravité de l’infraction, en plus d’une éventuelle demande de dommages et intérêts.
Il est rappelé que les dispositions contenues dans le présent code d’éthique s’appliquent à tous les destinataires du présent code d’éthique, tant internes qu’externes à Feminae Cosmetics.
S.r.l. et que leur non-respect peut entraîner la résiliation du contrat, de l’engagement et/ou de la relation en général avec toute société Feminae Cosmetics S.r.l., ainsi que – si les conditions sont remplies – l’indemnisation des dommages.

Dispositions finales

L’assemblée générale des actionnaires et le conseil d’administration de Feminae Cosmetics S.r.l. approuvent le Code éthique, conformément aux dispositions de la résolution des actionnaires du 28 octobre 2021, établissant la voie pour l’adoption du Modèle d’organisation, de gestion et de contrôle aux termes du décret législatif n° 231/2001, ainsi que les éventuelles révisions apportées à celui-ci, en veillant à sa mise à jour et en évaluant les éventuelles propositions de modifications/ajouts faites par l’Organisme de surveillance, lorsqu’il sera constitué.

Ce code d’éthique peut être consulté sur le site web (www.feminaecosmetics.fr) de Feminae Cosmetics S.r.l. et de chaque société appartenant (contrôlée, associée ou en gestion et coordination) à Feminae Cosmetics S.r.l..

Lieu Carpi (MO), le 28 octobre, 2021
En témoin : Enrico Nadalini

 

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